Общие положения

Общие правила выполнения инвентаризации регламентируются нормативными документами по торговле. Перед выполнением инвентаризации с использованием возможностей, предоставляемых программой «М-АПТЕКА плюс», следует ознакомиться со следующими положениями:

• К началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы должны быть закрыты.

Если останутся незарегистрированные документы, то при подготовке инвентаризации будет выдано сообщение об этих документах, и дальнейшее проведение инвентаризации будет запрещено.

Количество, указанное в расходном незарегистрированном документе, будет числиться в наличии в инвентаризационной ведомости.

• Инвентаризация как отдельная бизнес-сущность (и программная структура) хранится в базе системы с той номенклатурой и количеством товара, которые числились в системе в момент формирования инвентаризационной ведомости.

• Сумма по инвентаризации по данным бухгалтерского учёта должна совпадать с остатками Товарного отчёта на момент проведения инвентаризации.

Таким образом, перед началом инвентаризации следует построить отчёт и сличить его с данными бухучёта. В случае расхождений, инвентаризацию не следует начинать до выявления причин и устранения разницы.

• Редактирование, удаление или изменение статуса документов, остатки которых вошли в созданную инвентаризацию, а также введение новых документов в процессе проведения инвентаризации запрещено.

В противном случае суммы товарного остатка по сохранённой инвентаризации и по товарному отчёту разойдутся, и созданная инвентаризация будет неактуальной.

• Работа с инвентаризационной ведомостью разбивается на два этапа: заполнение инвентаризационной ведомости и запись инвентаризации с возможным созданием необходимых итоговых документов, регулирующих излишки и недостачу.

• При создании новой инвентаризационной описи в эту опись попадут находящиеся на остатках товарные позиции, в соответствии с заданной датой и выбранным видом товара (баланс, комиссия или без разделения).

• Фактические остатки могут заноситься в инвентаризацию либо вручную, либо с помощью сканера в двух режимах: корректировки или накопления:

  • В режиме корректировки вводится итоговое количество конкретной партии товара (количество вводится вручную, штрихкод партии товара считывается сканером).

  • В режиме накопления каждая единица товара сканируется, фактическое количество товара в партии будет постоянно увеличиваться на единицу при каждом сканировании.

  Примечание

  В программе установлено ограничение на максимальное количество вводимых единиц товара: не более 999 999 (то есть до миллиона единиц).

• В системе предусмотрена возможность выполнять инвентаризацию как по внутренним штрихкодам программы «М-АПТЕКА плюс», так и по заводским штрихкодам.

• В системе предусмотрена возможность многопользовательской работы с несколькими инвентаризационными ведомостями.

Многопользовательская работа включает в себя работу по тем же остаткам, но в другой ведомости, с последующим слиянием этих ведомостей в одну итоговую.

• В системе имеется возможность выполнять либо полную инвентаризацию (то есть по всем остаткам), либо частичную (не по всем остаткам, а только по выбранному товару; по товару, относящемуся к определённым спецгруппам, и так далее). Для частичной инвентаризации имеется два варианта:

  • С остановкой движения партий, по которым происходит инвентаризация, с момента начала инвентаризации и до момента её окончания.

  • Без остановки движения партий, по которым происходит инвентаризация.

  Внимание

  • Для режимов частичной инвентаризации отключена функция переноса книжных остатков в фактические.

  • У партий, по которым движение во время инвентаризации было заблокировано, поле Кол-во подсвечивается красным фоновым цветом.

  • При создании ведомости частичной инвентаризации С остановкой движения партий система не выполняет проверку регистрации документов прихода и расхода, влияющих на остатки.

  • В случае, если на момент создания документов инвентаризации в системе была хотя бы одна продажа инвентаризируемого товара в закрытой по кассе смене (Z–отчёт снят), система выдаст информационное сообщение:

  • Ошибка сохранения документов

  • Партия <номер> <товар>

  • Кол-во для списания превышает исходящий остаток

  • При этом документы по результатам инвентаризации созданы не будут. Оператору придётся на основании сообщения, выведенного системой, внести корректировку в ведомость инвентаризации, после чего вновь попытаться создать документы инвентаризации.

  • При создании ведомости частичной инвентаризации, не останавливая движение партий:

    • Отображается время начала инвентаризации.

    • Книжный остаток (по данным БД) автоматически пересчитывается при корректировке фактического остатка, то есть при появлении новых (в том числе ещё не зарегистрированных) документов расхода или прихода.

    • У партий, по которым было движение во время инвентаризации, поле На полке подсвечивается сиреневым фоновым цветом.

    • Партии с расхождениями (в том числе возникшими в результате движения в процессе инвентаризации) можно заблокировать (запретить для движения). Также можно заблокировать для движения и любую другую партию, даже если по ней нет расхождений. Такие партии будут иметь красную фоновую подсветку поля Кол-во.

• Система обеспечивает возможность ввода и редактирования данных по физическим лицам при проведении инвентаризации:

  • Председатель инвентаризационной комиссии.

  • Члены инвентаризационной комиссии.

  • Материально-ответственные лица.

• Система обеспечивает возможность печати документов инвентаризации:

  • Инвентаризационная ведомость.

  • Акт инвентаризации.

  • Инвентаризационная опись – титульный лист.

  • Инвентаризационная опись – для налоговой.

  • Сличительная ведомость.

  • Инвентаризационная опись – альбомный вид.

В документах также печатаются данные по физическим лицам, участвующим в инвентаризации.

• До начала любой инвентаризации следует создать приказ по инвентаризации, путём занесения новой записи в справочник Приказы по инвентаризации.

Физические лица, участвующие в инвентаризации, указываются именно в приказе по инвентаризации.

См. далее:

1. Использование справочника Приказы по инвентаризации.

2. Технологический процесс выполнения инвентаризации в программе «М-АПТЕКА плюс».