Электронный документооборот Диадок

Система электронного документооборота (далее ЭДО) Диадок значительно упрощает обмен документами с поставщиком при приёмке и распределении товара в аптечной сети. Использование ЭДО Диадок позволит:

• Получать оригиналы приходных документов от поставщиков всего за несколько секунд.

• Проверять статус документов (согласован в аптеке/подписан в бухгалтерии) в любой момент.

• Подписывать сразу множество приходных документов (пакетная подпись) «одним щелчком».

• Легко и удобно представлять документы в Федеральную налоговую службу (ФНС). Для представления документов в суде или другом контролирующем органе можно использовать как оригиналы электронных документов, так и их бумажные копии со штампом ЭДО Диадок.

• Избавиться от необходимости распечатывать и вручную подписывать документы в бухгалтерии, поскольку электронный подписанный документ полностью заменяет бумажный и имеет ту же юридическую силу.

• Хранить все документы в облаке, причём на разных серверах, благодаря чему потеря документов практически невозможна.

Модуль Диадок в «М-АПТЕКА плюс»

Система электронного документооборота Диадок интегрирована в программу «М-АПТЕКА плюс» в качестве модуля, и расположена по адресу: Учёт товарных запасов → Разное → Диадок.

Модуль позволяет выполнять запросы к ЭДО Диадок и базе «М-АПТЕКА плюс», и в результате получать два списка:

• Сопоставленный список документов.

• Протокол расхождений.

Внимание

При этом из базы «М-АПТЕКА плюс» берутся только документы типа Приход от поставщика с поднятыми статусами [Документ обработан] и [Товар получен].

В Сопоставленном списке документов можно выбрать приходные документы для согласования. Сообщение о согласовании документа будет отправлено в Диадок, а сам документ в программе «М-АПТЕКА плюс» будет считаться согласованным.

Внимание

После того как документ был согласован запрещается изменение его статуса, а также редактирование и удаление документа.

Сценарий работы с модулем Диадок

1. Поставщик через ЭДО Диадок высылает четыре электронных документа:

   • Накладная.
   • Счёт-фактура.
   • Реестр сертификатов.
   • Протокол согласования цен.

2. Аптека получает документ Приход от поставщика в программу «М-АПТЕКА плюс» как обычно, а вместо бумажных документов, получает вышеописанные электронные документы через Диадок.

3. Поставщик выгружает товар и передаёт заведующей или ответственному сотруднику. Поскольку бумажных документов больше нет, получивший товар сотрудник подписывает маршрутный лист водителя-экспедитора (место, дата и время, подпись).

4. В аптеке принимается товар (проверяется наличие и качество), после чего товар становится на остатки в программе «М-АПТЕКА плюс» как обычно – документу Приход от поставщика поднимают статусы [Документ обработан], [Товар получен].

5. Далее заведующая или ответственный сотрудник выполняет запрос в модуле Диадок, который показывает Сопоставленный список документов Приход от поставщика, доступных для согласования (с поднятыми статусами [Документ обработан], [Товар получен]), и электронных документов от Диадок.

6. В Сопоставленном списке заведующая или ответственный сотрудник согласовывает эти документы, сообщение об их согласовании уходит в Диадок, а сами документы Приход от поставщика становятся согласованными – недоступными для редактирования и удаления.

7. Согласованные в аптеке документы отображаются в бухгалтерии (в 1С или личном кабинете Диадок, в зависимости от того, как настроен документооборот с Диадок).

8. Бухгалтер подписывает эти согласованные документы электронной цифровой подписью (далее ЭЦП) через 1С или личный кабинет, сообщение о подписании документов уходит в Диадок.

   Примечание

   Разумеется, с момента получения товара может пройти какое-то время, но в случае, если документы не подписываются более трёх рабочих дней – поставщик связывается с аптекой и напоминает.

   Двустороннее подписание электронных документов ЭЦП происходит между ответственными лицами от аптеки и поставщика.

   Внимание

   После подписания ЭЦП в электронных документах и Приход от поставщика ничего менять нельзя.

   Документ Приход от поставщика должен быть закрыт на редактирование статусами [В бухгалтерии] или [Закрыт]. Возможность поднимать данные статусы должна быть у ответственного сотрудника.

Параметры авторизации

Перед запуском модуля Диадок необходимо выполнить следующие действия:

1. Создать на диске C:\ каталог Diadoc.

2. Запустить программу «М-АПТЕКА плюс» от имени администратора.

3. Прописать в «М-АПТЕКА плюс» логин и пароль пользователя ЭДО Диадок с помощью системной настройки Параметры авторизации Diadoc[DiadocLoginPass], расположенной по адресу: Администратор системы → Настройки системы → Системные настройки → nskSys[nskSys] → Общие → Параметры авторизации Diadoc[DiadocLoginPass] = <логин;пароль>

   Примечание

   В поле Параметры авторизации Diadoc вводятся логин и через точку с запятой («;») - пароль пользователя ЭДО Диадок:

   

4. Запустить модуль Диадок, расположенный по адресу: Учёт товарных запасов → Документы → Работа с ЭДО Диадок.

При запуске модуля открывается окно Диадок, содержащее четыре вкладки:

• Настройки.
• Результат.
• Привязки.
• Протокол запроса.

По умолчанию всегда открывается первая вкладка Настройки.

Вкладка «Настройки»

Вкладка состоит из трёх панелей: Организации, Подразделения, Поставщик и Период.

• Организации – позволяет выбрать организацию-владельца аптечной сети, краткое наименование организации берётся из справочника Внешние контрагенты. По кнопке можно выбрать сразу все организации.

• Подразделения – позволяет выбрать одно или несколько подразделений аптечной сети, краткое наименование подразделения берётся из справочника Внутренние контрагенты. По кнопке можно выбрать сразу все подразделения.

• Поставщик – позволяет выполнить поиск и выбрать одного или нескольких поставщиков, с которыми ведётся электронный документооборот. Краткое наименование поставщиков берётся из списка внешних контрагентов, имеющих признак Поставщик. По кнопке можно выбрать сразу всех поставщиков.

• Период – с помощью выпадающих календарей позволяет задать начало и конец периода, за который будут выбраны документы.

Ниже доступна сортировка документов по типам:

• Новые – отображает список пока ещё не согласованных документов из «М-АПТЕКА плюс» и Диадок.
• Согласованные – отображает список уже согласованных документов из «М-АПТЕКА плюс» и Диадок.
• Повторно согл. – отображает список повторно согласованных документов из «М-АПТЕКА плюс» и Диадок.

В случае успешного выполнения запроса откроется вторая вкладка Результат.

Вкладка «Результат»

Вкладка состоит кнопочной панели и из двух таблиц – левой и правой.

В левой таблице Документ МА+ отображаются Приходы от поставщика с поднятыми статусами [Документ обработан] и [Товар получен].

В правой таблице Документ Диадок отображаются электронные документы от Диадок, соответствующие Приходам от поставщика слева.

Поля таблицы:

• Поставщик – наименование поставщика, от которого получен товар по настоящей электронной накладной.
• Дата ЭН – дата получения электронной накладной.
• Номер ЭН – номер электронной накладной.
• Сумма по накладной – сумма товара по электронной накладной.
• Подразделение – подразделение аптечной сети, на которое оформлен приход полученного товара.

С помощью кнопок на кнопочной панели можно выделить или снять выделение сразу со всех документов, а также согласовать выбранные документы.

Вкладка «Привязки»

Вкладка «Протокол запроса»

На вкладке Протокол запроса отображаются расхождения между документами из программы «М-АПТЕКА плюс» и электронными документами ЭДО Диадок.