АСУ “М-АПТЕКА плюс”: новые возможности для аптечного бизнеса
В №10 журнала "Новая аптека" за 2008 год, в части "Эффективное управление" опубликована статья д-ра фармацевтических наук, профессора, начальника кафедры военно-медицинского снабжения и фармации Военно-медицинской академии им. С.М. Кирова, г. Санкт-Петербург С.З. Умарова.Российский фармацевтический рынок динамично развивается. На фоне роста розничных продаж фармацевтической продукции продолжаются консолидации и формирование крупных, межрегиональных аптечных сетей. Для всех участников фармацевтического рынка актуальны задачи быстрого увеличения своей доли рынка и при этом сохранения управляемости в условиях региональной экспансии и активного расширения аптечных сетей. В такой ситуации автоматизированные системы управления (АСУ) могут стать полезным инструментом решения целого ряда задач для повышения эффективности деятельности фармацевтического ритейлера.
Предлагаемая к рассмотрению автоматизированная система управления аптечным предприятием “М-АПТЕКА плюс”
представляет собой программный комплекс сбора и регистрации информации о движении товара и оформления всех необходимых документов. Система предназначена для сведения воедино различных элементов работы по управлению аптечным предприятием и способствует оптимизации работы всех работников аптечного предприятия. В комплекте с программным обеспечением поставляются основные электронные справочники (производители, лекарственные средства, единицы измерения и др.)
АСУ “М-АПТЕКА плюс” позволяет автоматизировать все базовые бизнес-процессы аптечного предприятия. Коротко остановимся на основных функциональных возможностях системы:
1. Работа с поставщиками лекарственных средств. Система позволяет получать прайс-листы от поставщиков в электронном виде и консолидировать их в зависимости от формы расчета за поставляемый товар. Предоставляется возможность формирования заявок как на основании дефектуры, так и на основании расчета требуемого количества в соответствии с темпами реализации и определенными заранее неуменьшаемыми остатками (с учетом аналогов).
2. Работа с товаром. Расценка товара производится с учетом всех правил и ограничений наценок как в полуавтоматическом, так и в автоматическом (после выбора и настройки схемы ценообразования) режимах. Учет товара ведется с разбивкой по партиям, срокам годности и ценам. Возможна строгая привязка товара к подразделению и материально ответственному лицу.
3. Работа за первым столом. Реализованы продажи по штрихкоду, предусмотрена моментальная справка по наличию и ценам на товары. Возможны работа с банковскими карточками, организация скидок и дисконтных программ. Поддерживается большое количество наименований торгового оборудования.
4. Аналитическая отчетность. Система позволяет получать отчетность по товару для определения лидеров продаж, упущенной прибыли, контроля сроков годности, принятия решения по уменьшению остатков менее продаваемого товара и т. п. Предусмотрена возможность создания графических отчетов. Центральный офис аптечной сети имеет возможность просмотра остатков товара как по каждому отдельному подразделению, так и по всей сети в целом.
5. Инвентаризация. Существует несколько вариантов проведения инвентаризации: по всему аптечному предприятию, по каждому отделу в отдельности, а также по выбранному списку товаров. Инвентаризация может проводиться с использованием сканеров штрихкода (стационарных, мобильных, а также – радиосканеров). По итогам инвентаризации формируются все необходимые по законодательству документы, на основании которых корректируются остатки.
6. Работа с бухгалтерией. В системе предусмотрена совместная работа с популярными бухгалтерскими системами “1С-Бухгалтерия” и “ТурбоБухгалтер”. Используя модуль импорта данных, можно получать сведения о движении товарно-материальных ценностей из программ “М-АПТЕКА плюс” и проводить эти операции на бухгалтерских счетах.
В системе также предусмотрена возможность связи с удаленными подразделениями, результаты деятельности которых автоматически включаются в общую отчетность предприятия. Не забыли разработчики системы и об аптечных сетях: система поддерживает работу офиса с функциями аналитического центра, заказа, получения и распределения товара, позволяя консолидировать заказы от всех торговых подразделений и формировать общие заявки поставщикам. Реализована возможность автоматизации оптовых фармацевтических складов.
Кроме базового функционала АСУ “М-АПТЕКА плюс” включает в себя дополнительные модули, обеспечивающие эффективное функционирование фармацевтического склада и предоставляющие возможности для организации дополнительных услуг.
Для оптимизации работы первостольника предназначен интегрированный в систему электронный справочник “Видаль”, предоставляющий возможность быстрого поиска аналогов и аннотаций по препаратам и получения информации об их наличии в аптеке. Благодаря этому фармацевт освобождается от необходимости поиска упаковки препарата с бумажной инструкцией, получая всю необходимую информацию прямо на рабочем месте. Поиск по справочнику “Видаль” может проводиться по фармацевтическим группам, виду патологии (заболеваниям) или анатомо-терапевтическо-химической (АТХ) системе классификации. Справочник регулярно обновляется.
Для повышения мотивации работы первостольников в структуре системы “М-АПТЕКА плюс” предусмотрен модуль “Торговые технологии”. Модуль позволяет увеличить продажи товаров, определенных отделом маркетинга, и облегчает работу фармацевтов, освобождая их от необходимости постоянно помнить, какие препараты надо продавать по тем или иным технологиям дополнительно к основному товару (например – “товар-пара”). Системой предусмотрено выведение списка товаров-синонимов, при этом коды товаров-синонимов будут помечены определенным цветом. В модуле реализован ряд отчетов, позволяющих определить количество продаж по торговым технологиям каждым фармацевтом.
Внедрение системы “М-АПТЕКА плюс” позволяет решать не только рутинные производственные задачи, но и способствует формированию слоя лояльных потребителей. Такая возможность особенно актуальна в условиях постоянно растущей конкуренции аптечной розницы. Конкурентное преимущество получает то фармацевтическое предприятие, которое нацелено на удержание уже существующих клиентов за счет стимулирования повторных покупок в сочетании с построением эмоциональной приверженности к тому или иному бренду. Для этого в системе “М-АПТЕКА плюс” имеется модуль “Запрос наличия в сети”. Модуль позволяет просматривать наличие препаратов во всех торговых точках своей сети в режиме on-line. Покупатель, посетивший аптеку, будет уверен, что даже при отсутствии того или иного препарата ему всегда помогут и подскажут наиболее удобную по расположению аптеку, где есть требуемое лекарственное средство. Подобная функция позволяет “привязать” покупателя к своей аптеке, вызвать доверие и лояльное отношение со стороны потребителей. С помощью модуля возможна организация справочной службы аптечной сети (call-центр).
Модуль “Оптика” предназначен для автоматизации работы отдела оптики. Функционал модуля позволяет реализовать три основных направления работы с оптикой у различных аптечных предприятий:
изготовление очков в отдельном подразделении;
оформление заказа на сборку изделия с взиманием частичной предоплаты у покупателей;
продажа готового изделия, имеющегося в аптеке, покупателю либо продажа изделия, изготовленного по заказу с взиманием оставшейся части стоимости.
Модуль “On-line платежи” позволяет осуществлять оплату мобильной связи (а в перспективе – за Интернет, цифровое телевидение, коммунальные платежи и др.) непосредственно из торгового терминала системы. Внедрение такого модуля в практику аптечной работы позволяет увеличить суммарный поток посетителей, что, в свою очередь, позитивно сказывается на товарообороте, а также способствует формированию положительного образа аптеки. Кроме того, комиссионные вознаграждения операторов мобильной связи приносят небольшую, но устойчивую финансовую прибыль, полученную помимо основной деятельности аптеки.
Формированию лояльного слоя потребителей способствуют также встроенные в систему “М-АПТЕКА плюс” дополнительные модули “Бронирование” (предназначен для бронирования товара с целью его дальнейшей реализации по наличному или безналичному расчету с физическими лицами) и “Доставка” (предназначен для выполнения заказа на товар и его доставки клиенту). При условии создания необходимого web-интерфейса использование модуля “Доставка” позволяет организовать интернет-аптеку.
В связи с увеличением значимости государственных программ обеспечения населения лекарственными средствами необходимо также отметить модуль “Контракты”. Модуль предназначен для учета товара, распределяемого по государственным контрактам в рамках региональных программ ОНЛС. Модуль позволяет отслеживать движение товара в разрезе контрактов, договоров, спецификаций, обеспечивая контроль за движением лекарственных средств по региональным программам ОНЛС в разрезе спецификаций.
Таким образом, АСУ “М-АПТЕКА плюс” позволяет не только автоматизировать все основные бизнес-процессы фармацевтического предприятия, но и расширяет привычные возможности аптечного бизнеса, становясь серьезным инструментом для конкурентной борьбы на рынке фармацевтического ритейла.
Журнал "Новая аптека"