IT В СОВРЕМЕННОЙ АПТЕКЕ: из практики внедрений
В №18 журнала "Российские аптеки" за 2008 год опубликовано интервью с Маратом Каспаровым, руководителем московской аптечной сети "Скажите "А"".Нетипичное название сети аптек «Скажите «А»» юридически зарегистрировано летом 2007 г., хотя сама сеть существует с 2002 г. и объединяет 8 аптек. Именно в то время инвесторами была поставлена задача найти программное обеспечение (ПО), позволяющее эффективно управлять бизнесом. Успешному решению задачи аптечная сеть обязана своему руководителю Марату Викторовичу КАСПАРОВУ, который рассказал редакции «РА» о принципе выбора и применения программного продукта.
Можно ли говорить о существовании единого информационного пространства вашей аптечной сети?
- Да, безусловно. Когда речь идет о сети (больше 2 аптек), всегда подразумевается, что они должны работать в связке. Это необходимо и для оптимизации расходов, и правильного принятия решений, и для бухгалтерской отчетности.
Насколько актуальны IT-технологии именно для работы аптечной сети?
- Это главное в управлении, не говоря уже о других аспектах бизнеса. 8 лет назад, когда рынок только-только начал подходить к использованию IT-систем, и далеко не во всех аптеках присутствовало ПО, я выбрал программу «М-Аптека плюс», разработанную российской компанией «Эскейп» для открывающейся в то время сети аптек «Аскорбинка» - предшественницы «Скажите «А»». Признаюсь, были изучены технические возможности разных ПО, в т.ч. и дорогих западных аналогов: некоторые из них оказались выгоднее по деньгам, но со слабым функционалом, были и очень дорогие, но я доволен именно этим продуктом, программой «М-Аптека плюс», на поиски которой понадобилось два месяца. Конечно, любой программе далеко до совершенства. Но российские программные разработки очень достойны. Если учесть, что мы на рынке IT-технологий недавно, не считая российского оборонного комплекса, у нас очень большие перспективы в этой сфере.
Чем вы руководствовались при выборе ПО?
- Я преследовал разные цели, как политические, так и технические, чтобы эта программа не была собственностью дистрибьютора во избежание зависимости от него. Дистрибьютор, конечно хочет, чтобы их ПО стояло в аптеке. Если это одиночная аптека, можно согласиться, что дистрибьютор сделает скидку или даже поставит ПО бесплатно. Но если речь идет о сети аптек, и у вас есть планы развития бизнеса, то лучше сотрудничать с независимой компанией, которая займется поставкой и обслуживанием вашего программного продукта.
Как одно из главных достоинств рассматривался хороший обмен данными, развернутость отчетов, сопровождение. Немаловажна также четкость в работе, оптимально быстрое выполнение технических заданий, обновление и усовершенствование ПО и, хочу подчеркнуть, эффективное обучение персонала.
С этой программой удобно работать заведующему аптеки, менеджерам, операторам, первостольникам и другим сотрудникам. За 5 лет работы с новой версией программы могу убежденно сказать, что 90% сбоев в работе аптеки происходят из-за неправильного понимания своих задач сотрудниками, в т.ч. и в отношении ПО. Работать без ошибок невозможно, но они быстро исправляются сотрудниками компании «Эскейп», благо и в нашем коллективе есть желание работать над ошибками.
Обучаете ли вы ваших сотрудников пользоваться установленным ПО?
- Да, мы обучаем наших сотрудников вместе с компанией «Эскейп». За все время нашей работы только два человека не смогли обучиться пользоваться этой программой.
Какие еще сферы аптечного бизнеса нуждаются в ПО?
- В нашей работе мы используем огромное количество отчетов, невозможно уже обойтись без on-line режима, в любой момент я могу узнать о количестве, качестве продаж, остатках, рейтингах и т.д. Сейчас мы совместно с компанией «Эскейп» думаем над новой логикой построения системы управления стимулирования продаж.
ПО помогает общаться с контролирующими органами?
- Все документы хранятся в электронном виде, мы давно отошли от бумажной отчетности. Для любой проверки мы готовы предоставить как электронный, так и бумажный отчет.
Моя задача как руководителя – следить за правилами, по которым работают заведующие аптек. Они должны принимать правильные решения, если хотят быть профессионалами. Другое дело, что эти решения надо контролировать, анализировать и, если нужно, исправлять и направлять в правильное русло.
Как использование ПО отражается на ежедневной работе аптечной сети?
- Сегодня, чтобы принять товар, достаточно 10-15 минут. Примерно столько же времени уходит на подготовку нескольких электронных накладных в 100-150 позиций.
Жизнь заметно ускорилась. В моем офисе работало 4 сотрудника, сейчас работают 2 человека. К примеру, заведующая в отпуске, но и без нее все идет по плану.
На рынке сложилась определенная ситуация: вся аптечная логическая прибыль практически одинакова. Наценка тоже почти одинаковая, плюс-минус 3-4% в зависимости от места расположения аптеки и политики компании. Сейчас в рентабельности выиграет тот, кто оптимизирует свои расходы, увеличит лояльность покупателей. Все это возможно осуществить только при наличии высококвалифицированных сотрудников. Наша цель в кадровой политике не только привлечь профессионалов, но и обучить молодых специалистов.
Анна Шарафанович, "Российские Аптеки"