Заказ товара? Исключаем «право» на ошибку!
Заказ товара – один из ключевых бизнес-процессов для любого аптечного учреждения, а значит – и одна из самых важных функций автоматизированной системы.Продолжая цикл об автоматизации аптечного бизнеса, мы следуем выбранному с самого начала принципу компоновки статей: сначала описываем бизнес-процесс глазами аптечного специалиста, после чего рассказываем, какие возможности для реализации потребностей данного процесса представляют программные комплексы. Учитывая разветвленность и многоплановость задач, входящих в обобщенное понятие «заказ товара», мы решили посвятить этой теме двойную статью. В первой части мы расскажем о нюансах и методологии заказа товара и вкратце коснемся возможностей автоматизированных систем, а во второй поговорим о торговых площадках, централизованном заказе в аптечных сетях и т.п.
Аптечная организация часто воспринимается людьми, далекими от фармацевтики, как обычная точка продаж, специализированная на лекарственных средствах (ЛС) и других товаров, имеющих отношение к медицине и фармации. Приходилось даже слышать мнения, что аптека – это простая «молотилка денег», продающая товар, - т.е. не более чем посредник между поставщиком и покупателем: «купил - перепродал». Но мы с вами знаем, что это далеко не так. Управление товарным ассортиментом, о котором мы писали в статье «Ассортиментная политика: что может АСУ», - сложный и трудоемкий процесс, требующий специальных знаний и навыков. Одним из важнейших составляющих этого процесса является процесс заказа товара у поставщиков.
ОСНОВА ЭФФЕКТИВНОГО ТОВАРОДВИЖЕНИЯ
Основная цель заказа как бизнес-процесса – обеспечение бесперебойной поставки товаров аптечного ассортимента в точку продаж и соблюдение основных характеристик ассортимента аптеки согласно принятым видам анализа. Поскольку уменьшение товарных запасов в любой нормально функционирующей аптеке происходит перманентно (ведь ежедневно в нее приходят покупатели), заказ товара – явление регулярное, а в некоторых случаях – каждодневное (этот вопрос может регламентироваться внутренней политикой аптечной организации, а может напрямую зависеть от скорости оборачиваемости товаров). И тем не менее каждый раз – это нелегкий труд для менеджера аптечной сети, руководителя аптеки, заведующего отделом или рядового фармацевта, ответственного за заказ товара.
В связи с тем, что заказ является «обеспечивающим» процессом для оборота товара в целом, напомним основные параметры, которые должны соблюдаться в процессе товародвижения в аптеке:
- достижение максимальной скорости оборачиваемости товаров;
- исключение «залеживания» товара (в т.ч. и в связи с опасностью истечения срока годности ЛС);
- удовлетворение потребности покупателей при минимизации расходов аптеки (балансирование между потребностью в заказе товара и своими финансовыми возможностями);
- исключение контакта с недобросовестными поставщиками (идущими на неоправданное повышение оптовых цен, изменение условий поставки, поставку некачественного либо фальсифицированного товара по аптекам и т.п.).
Поступление товара в аптеку, как правило, происходит после того, как она отправляет поставщикам заказ на необходимые лекарственные препараты, изделия медицинского назначения и другие товары аптечного ассортимента. На первый взгляд кажется, что сделать это довольно просто: составить список товаров, заказ которых на исходе, подняв стеллажные карточки, или просто вспомнить, какие препараты следует заказывать, а затем внести необходимые данные в форму заказа и отправить одному или нескольким поставщикам. В некоторых аптеках до сих пор заказ товара именно так и происходит. В отдельных случаях такой метод «навскидку» и «на глазок» тоже способен принести достаточные для нормального функционирования аптеки результаты, но только при условии, если сотрудник или руководитель, делающий заказ, имеет большой опыт работы и действительно может просчитать, какой товар, у какого поставщика и в каком количестве надо заказать. Однако, сколь бы опытен ни был сотрудник, современные реалии: постоянная нехватка времени, огромный ассортимент товарных позиций, постоянно расширяющийся список поставщиков, нехватка сотрудников и т.п. – диктуют свои условия и вносят коррективы в работу профессионалов аптечного дела.
На сегодняшний день уже недостаточно общего представления о своих ассортиментных остатках. Для того, чтобы качественно управлять товарными запасами, нужно определять их параметры и объем оптимального заказа, осуществлять контроль наличия обязательного ассортимента и т.д. Недостаток товаров или их полное отсутствие сказывается не только на финансовых показателях аптеки, но и может негативно повлиять на имидж предприятия: ведь покупатели зачастую предпочитают приобретать все необходимое в одной аптеке, и отсутствие некоторых позиций способно существенно отразиться на степени их лояльности. Таким образом, для того чтобы правильно заказать товар, сначала необходимо точно рассчитать потребность в нем, а для этого нужно иметь перед собой реальную картину товарных остатков и динамики продаж, что практически невозможно без постоянного учета товарных запасов.
РАСЧЕТ ПОТРЕБНОСТИ
Заказ товара должен начинаться с расчета потребности, и чем тщательнее аптека подходит к этому вопросу, тем полнее она сможет удовлетворять потребность покупателей в ЛС и сопутствующих товарах. Цена ошибки при определении товаров, на которые будет сделан заказ, достаточно высока: если заказать «не тот товар», да еще и «не в тех количествах», можно приобрести массу проблем с его последующей реализацией.
Расчет потребности организуется с целью определения целесообразности заказа конкретных видов товара, преимуществ заказа одних наименований перед другими, определения оптимального количества на период. При определении потребности в товаре учитываются множественные факторы, связанные не только непрямую с объемами и динамикой реализации товара, но и с маркетинговой политикой аптеки, ассортимент которой напрямую зависит от основного контингента покупателей. Например, в ассортименте аптеки, расположенной в «спальном» районе, должны преобладать товары, пользующиеся наибольшим спросом у людей пожилого возраста, детские товары и лекарства, имеющие невысокую среднюю стоимость. А в аптеке, находящейся в центре большого города или на оживленной улице, рядом с которой расположено большое количество офисов и организаций, ассортимент целесообразно выстраивать с учетом большого процента платежеспособных посетителей. Такие клиенты, как правило, предъявляют более высокие требования к качеству товара и отдают предпочтение более дорогим, часто импортным ЛС, элитным БАДам и товарам медицинского назначения этой же категории, а также косметике класса «люкс». В такой аптеке заставлять полки детскими товарами и дешевыми лекарствами с точки зрения товарооборота абсолютно нерентабельно и бесперспективно.
Для того чтобы определить структурные показатели спроса, проанализировать, какие товары будут действительно необходимы данной аптечной организации, проводят многочисленные виды анализа, один из которых – изменение спроса на отдельные виды товаров. И если в недавнем прошлом делать прогноз на будущее было достаточно сложно, то появление специализированных сервисов (например, ABC/XYZ-анализ) в АСУ позволило аптекам получать перечень товаров (и их количество), на которые в ближайшей перспективе спрос со стороны покупателей предположительно будет устойчив.
Еще один метод анализа основан на учете спроса товаров за период, предшествующий времени анализа с последующим выведением результатов, имеющих аналогичное ассортиментное и количественное строение. Такой метод анализа более прост, но его результаты не всегда можно признать удовлетворительными, поскольку часто возникает необходимость их корректировки вручную. Этот анализ не учитывает таких параметров, как сезонность, эпидемичность, изменение внешних условий (погода тоже может повлиять на спрос в аптеке), «неожиданно крупная покупка» (если в исследуемом периоде было реализовано, например, 50 упаковок одного лекарства в одном чеке, то в прогнозируемом периоде расчетное число упаковок товара будет неоправданно завышено).
Таким образом, величина спроса сама по себе не является абсолютно стабильным и точным показателем, ориентироваться на который будет достаточно при составлении заказа. Величина спроса является только одним из двух важных компонентов, которые необходимо учитывать при расчете точки заказа.
ТОЧКА ЗАКАЗА
Точка заказа (ТЗ) – это количество товара, при котором необходимо делать очередной заказ на поставку. ТЗ может быть установлена на уровне минимального запаса, если поставщик надежный и четко выполняет условия поставки, или же с учетом страхового запаса, если при осуществлении поставки могут возникнуть непредвиденные обстоятельства, что приведет к перерыву в поступлении товара. ТЗ может быть рассчитана по формуле:
ТЗ = дневной спрос х планируемое время выполнения заказа + страховой запас
Планируемое время выполнения заказа – это время, которое уходит на пополнение запаса какого-либо товара путем поставки от оптового дистрибьютора до склада. Планируемое время выполнения заказа поставщиком может быть рассчитано как средневзвешенная величина нескольких периодов поставки из основного источника – такой способ расчета представляется наиболее целесообразным, поскольку последние события повторяются чаще, чем те, которые происходили давно. Планируемое время выполнения заказа складывается из следующих временных периодов:
- для составления и подачи поставщику заказа на пополнение;
- необходимого поставщику для производства, упаковки и отгрузки товара;
- транспортировки товара от поставщика до вашего склада;
- для приемки товара, распаковки подготовки к использованию или продаже (иногда называется временем попадания «с корабля на склад»).
Представленный на рисунке график позволяет проиллюстрировать использование в аптеке страхового запаса.
Второй компонент, от которого зависит точка заказа, - это страховой запас. Страховой запас защищает от дефицита товара в период ожидания пополнения запаса. То есть страховой запас реализуется в тот момент времени, когда аптека уже отправила заказ поставщику, но еще не получила его. Страховой запас позволяет аптеке нормально функционировать между моментами поставок товара и выполнять заказы покупателей, кроме того, поскольку планируемое время выполнения заказа может быть больше прогнозируемого, страховой запас позволяет предотвратить возникновение дефицита товара и снизить уровень неудовлетворенного спроса.
Пунктирная линия на графике показывает доступное количество товара (гарантированного). Заказ на пополнение выставляется первого числа месяца, когда доступное количество достигает точки заказа (точка А на графике). В данном примере текущее количество заказных товаров равно нулю. Следовательно, в точке А доступное количество товара равно пополняемой позиции. Товар поступает в аптеку 9 числа. Во время его приемки доступное количество товара становится равным страховому запасу. Но! Если бы время привоза заказа изменилось в большую сторону, то страховой запас расходовался бы на удовлетворение спроса от покупателей, во избежание дефицита товаров.
Чтобы избежать дефицита товара, заведующий аптекой должен выполнять заказ в тот момент, когда относительный объем запаса окажется ниже точки заказа. Расчет нормативов страховых запасов необходимо проводить так же тщательно, как и текущих. Для поддержания запасов на определенном уровне разрабатывают порядок их формирования (установление нормы запаса и условий пополнения) и условия контроля.
Об особенностях автоматизированного централизованного заказа в аптечных сетях на примере конкретной аптечной структуры – в следующем номере.
Алексей Кольчугин, Марина Музылева. Журнал "Российские аптеки", N9-10, 2009